都心からわずか40km圏内にありながら、豊かな自然環境に恵まれた埼玉県蓮田（はすだ）市。

同市では、2007年1月から、日立のコラボレーションポータル「Groupmax Collaboration（グループマックスコラボレーション）」を導入して、情報活用環境を一新した。 柔軟なユーザ検索機能など、「人」へのアクセスをスムーズにするスマートコンタクト機能の充実したGroupmax Collaborationを活用することで、利用者の利便性は大幅に向上した。
また、シングルサインオンを実現し利用者の利便性の向上を図るとともに、複数のソフト／ハードの機能を組み合わせて、資産の有効活用やセキュリティ強化にも力を注いでいる。

地方自治体のシステムはいま、Web環境への移行が急速に進んでいる。Webアプリケーションならブラウザさえあれば利用できて、既存資産の有効活用に貢献する。個別のプログラム配布が不要であるため、管理工数も大幅に削減される。さらに、Webブラウザだけ稼働するシンクライアントを用いることができるため、セキュリティも強化できるのだ。

自治体では、業務効率を上げ、住民サービスのレベルを向上させるために、グループウェアの見直しも盛んに行われている。ここでも、Web対応のグループウェアが積極的に導入されているところだ。

埼玉県蓮田市でも、6〜7年前から使ってきた日立のグループウェア「Groupmax（グループマックス）」から既存資産の活用や将来性などを考慮し、「Groupmax Collaboration」へ移行した。

「グループウェアは、機能に大きな幅があり、価格帯の差も大きい。2000年時点で、どのポイントを重視して製品選びをすればよいのかを考えた結果、個人ではなく組織単位で情報を共有できるなど、市役所内の職制や業務の流れをスムーズにサポートできる点を重視して、Groupmaxを採用しました」と森上氏は語る。

2006年のグループウェア刷新にあたっても、埼玉県の自治体が共同で取り組んでいる文書交換システムとの連携や、電子決裁のワークフローシステム開発などが必要となる近い将来のことを配慮して、柔軟で高度なシステム構築のできる製品を選定した。

Groupmax Collaborationは、「人」へのアクセスをスムーズに行うスマートコンタクト機能や、セキュリティ機能が強力なコラボレーション基盤である。将来性の高い連携オプションも豊富に用意されている。年度予算によってシステムを刷新していく自治体においては、常に一歩先を見据えたソリューションを選択していくことが大切なのだといえるだろう。

Groupmax Collaborationへの移行はスムーズに進み、2007年1月、本番稼働を開始した。

利用者は全職員である約500ユーザーで、利用している機能は、メール、スケジュール、電子掲示板、ファイル共有である。

システム面では二つの大きな特長がある。

ひとつは、LDAP連携をベースに、高度なシングルサインオンを実現したことだ。

「利用者は、職員ポータルへログオンするだけで、グループウェアの利用から行政サービス業務まで、すべてスムーズに行えます。ディレクトリサーバとGroupmax Collaborationのパスワードを使って同期させたのは、利用者の使い勝手向上に大変役立っています」と遠藤氏は説明する。

蓮田市は、この職員ポータルを含め、財務会計、人事給与などシステムに日立の統合内部事務ソリューション「GovernmentPartner（ガバメントパートナー）」を用いているが、シングルサインオンが実現したことで、総合行政システムとグループウェアをシームレスに統合できたのだ。

「シングルサインオンは、パスワードの入力回数が少ないだけでなく、画面遷移をシンプルにする効果がありました。利用者が次の操作に迷うことがないため、新しい操作教育は一切必要なかったほどです」と遠藤氏は評価する。

もうひとつの特長は、デスクトップのプラットフォームとしてCitrix Presentation Server（以下、CPS）を用いていることだ。

蓮田市では2002年、クライアントパソコンの管理負荷を軽減するためにCPSを導入し、当時のグループウェアも基幹業務システムも、この環境で運用してきた。CPSは、シンクライアントを運用できるため、セキュリティ強化にも貢献する。情報セキュリティのポリシーを制定するなど、蓮田市が情報漏えい対策を強化していくなかで、CPSはますます「なくてはならない存在」となった。そこで、新しいGroupmax Collaborationも、CPS上で運用しているのである。

Groupmax Collaboration導入の最大の効果は、利便性向上とセキュリティ向上を両立させることができたことだ。

利用者から特に評価が高いのは、ユーザー検索機能である。

Groupmax Collaborationでは、氏名、部署名、役職など、複数の文字列を入力してのキーワード検索ができる。したがって、フルネームがよくわからない相手でもスピーディに探しあてることができるし、文書の送付先として係長クラスをグループ指定することも簡単にできるのだ。

また情報電算課としては、庁内メールにファイルを添付せず、グループフォルダ上のURLを添付するだけで情報共有ができるようになった点を評価している。

添付ファイルを各自が重複保存することによるシステムリソースの浪費を抑制して、プル型の情報活用スタイルを定着させられるからだ。しかも、メールに添付されたURLをクリックしてグループフォルダ上のファイルを呼び出すときには、アクセス権限管理が正しく機能する。

セキュリティは、さまざまな機能を組み合わせて強化している。

まず、CPSでアクセス権限管理をしており、クライアントPCの85％が外部記憶装置を持たないセキュリティPCであるうえに、モバイルキーでの物理的な認証も行っている。加えて、OSへのセキュリティポリシー設定によって、印刷制御、Cドライブ利用不可などの機能も実行しているのだ。

「住民の大切な個人情報を守ることは、市職員の当然の使命です。市庁舎全体でのシンクライアント導入をはじめとして、この使命をまっとうできる環境を実現できてよかった」と森上氏は熱を込めて語る。

蓮田市では、完成度の高いコラボレーション環境が実現したが、「画面カスタマイズや、個人フォルダなどを利用禁止にして、さまざまな年齢層の人が確実に利用できる環境をつくりたい」など、さらなる要望が目白押しだ。

日立は今後、こうした高度な要望へも積極的に応えて、コラボレーション環境のさらなる高度化を着実に支援していく。