−−まず、これまでのグループウェアとGroupmax Collaborationはどう違うのか、概要を教えて下さい。

船生氏 「組織の枠組みを越えたコラボレーションが一層求められるようになっています。従来のグループウェアの情報共有と定型業務の支援だけでは、これに応えることはできません。組織、場所を越えて目的に応じた柔軟なメンバー編成を可能にし、そのメンバーが協働で作業する場を提供するために、自由にコラボレーションできる環境が必要です。Groupmax Collaborationが、コラボレーションポータルによってその環境を提供します」

Groupmax Collaborationでは、このメンバー編成を“コミュニティ”、協働作業の場を“ワークプレース”と呼ぶ。「適切な情報の壁」によりコミュニティがセキュリティの単位となり、外部へはセキュアに機能し、内部では自由なコラボレーションを実現することになる。

−−グループウェアの操作性が悪いという不満がユーザにはあるようです。

船生氏 「エンドユーザが最も重視するのは“操作性”です。そこでGroupmax Collaborationでは、Webブラウザ上でありながら、右クリックやダブルクリック、ドラッグ＆ドロップといったWindowsクライアントに迫るほどの使い勝手を備えたのです。
例えば、画面で人の名前を右クリックすると、メール送信・スケジュール・ユーザ情報などのメニューが出ます。そこでスケジュールを左クリックすれば、該当者の当日のスケジュールが開きます。この操作はWindowsに慣れた人なら直感的にすぐ使えます」

だから、Groupmax Collaborationはユーザ教育をしなくても展開できる。こうした操作性の高さや工夫は、日常業務での使い勝手の良さを提供しており、Webアプリケーションのパッケージとして完成度が高い。

−−業務システムと連携したいが、実現が困難であるという不満も多いようです。

若林氏 「Groupmax Collaborationでは、ポータル基盤を使って業務システムと連携し、シングルサインオンで利用できます。例えば、受注管理システムからの新規の受注情報を新着情報として表示し、そこから該当システムに遷移して業務処理ができます。そのため、システムごとにいちいちIDとパスワードを入力する手間も不要です。また、プログラミングレスでサービス統合するWebポートレット機能により、容易にインターフェース統合でき、更に携帯電話から利用するモバイル対応も簡単に行え、メール／スケジュールの参照・更新もできます」

ポータルシステムを導入したが利用が進まず、どんなシステムと連携すればいいか悩む企業もある。Groupmax Collaborationでは、業務に直結したシステムとの連携が可能なので、業務効率を高めるためのシステム連携について積極的に検討できるはずだ。

−−情報漏洩などセキュリティ面での不安もあるようです。

若林氏 「一番心配なのは添付ファイルからの情報漏洩でしょう。Groupmax Collaboration では、この問題をファイル共有と連携して解決します。ファイル共有は、ファイルごとのアクセス制限が可能です。メールで添付ファイルを送る場合は、ファイルの格納先を表すURLだけを送り、受け取った人がそのURLにアクセスするのです。例え、間違った相手に送っても、アクセス権がなければファイルを参照できないので安心です。さらに、2007年9月より販売開始した新たなバージョンではこの機能を強化して、メール作成時にファイルを添付しようとするとファイルを自動的にファイル共有へ格納して、そのURLをメールに貼り付けるようになりました」

ファイルを添付せずURLで送る方法は、高いセキュリティの確保をするだけでなく、メールの保存容量を大幅に減らしてネットワークの負荷を軽減するという効果も生んでいる。

−−内部統制の課題をクリアできるかという不安もあります。

船生氏 「共有ファイルまたはフォルダに対して、だれが、いつ、どのような操作を行ったかのアクセス履歴を取得できるため、内部統制の対策に活かすことができます。また、電子会議室を利用して議論した内容は、すべての発言が記録に残され議事録として保存でき、添付ファイルも含めて発言の全文検索も可能です。さらに、保存した議事録を、だれが、いつ読んだかのログも残します」

電子会議室の発言記録は、内部統制の強化を支援できるとともに、会議の欠席者や、仕事を引き継いで途中から会議に参加するといった人にも、それまでの議論のいきさつがわかり、情報の共有がスムーズになるだろう。

若林氏 「今回、Groupmax Collaborationのポータルでマッシュアップの仕組みが使えるようになりました。マッシュアップとは、内部や外部のネット上にある複数のWebサービスを組み合わせて、あたかも1つのサービスのように機能させる手法です。
どんなことが可能になるか、ケーススタディとしてご紹介します」

【サービス連携の設定】
ポータル画面上のスケジューラと、外部の経路検索サイト、地図情報サイト、および社内の旅費精算システム、勤休管理システムをマッシュアップ。
連携先のAPIを見てスケジューラのデータを該当するパラメータに設定するだけで連携可能。

【使用シーン 1 】
●スケジューラから訪問先への電車経路を調べる場合
（1）スケジュールの予定（A社訪問）部分で右クリック。
（2）関連するサービスのメニュー（経路を検索・旅費精算を申請・勤休情報を登録・地図を表示）表示。
（3）「経路を検索」を選択。
（4）A社へ行くための出発駅、出発時間、到着駅が入力された状態で、経路検索の画面が表示。

【使用シーン 2 】
●出張からの帰社後、旅費精算を行う場合
（1）スケジュールの（B社訪問）部分で右クリック。
（2）メニュー表示。
（3）「旅費精算を申請」を選択。
（4）出張日や出張先（B社）、B社へ行くための出発駅、到着駅、目的が入力された状態で旅費精算システムが起動。

【マッシュアップの効果】
従来であれば、リンクで経路検索サイトにアクセスし、別画面で旅費精算システムを起動してIDとパスワードを入力し、その後色々な項目を重複して入力していた。マッシュアップの実現により、そうした手間なしにすばやく目的の情報が得られる。

「業務パッケージや外部サービスに手を加えることなく、このような連携が実現できるポータル上でのマッシュアップのメリットは大きいのです。Groupmax Collaborationはこのエンタープライズマッシュアップ基盤の機能を兼ね備えています」