文書管理基盤 DocumentBroker Version 3 日立製作所 |
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 掲載日：2007/12/10 |
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内部統制、強化はしたけれど…現場では新たな課題が浮上
◆内部統制と業務効率の両立は可能か？
昨今、企業経営にコンプライアンスの徹底が求められ、その結果「内部統制」の強化が求められた2007年。説明責任を果たす際に重要となる様々な文書――例えば、帳票や契約書などをどう管理するか、といった文書の管理が重要な問題となっている。
しかし、文書管理の現場では、内部統制対策のために労力が増えているのも事実。内部統制強化とともに、業務効率の向上も実現して行かねばならない。今後は、“いかに効率よく文書管理を行うか”が、内部統制をスムーズに進めるポイントの1つとなる。
これが2008年の内部統制――ポイントは業務効率化との両立！
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内部統制強化による“影響”が現れつつある今日、私たちは新たな意識で内部統制に挑む必要がある。そこで考えられるのが以下の3点。 |
＜保管・1＞ |
5年・10年…長期に渡るデータの保全性を確保するために |
■適切な保管には信頼性の高いシステムを
文書の長期間保管を考えると、下のような懸念が生じることだろう。
・増え続ける文書への柔軟な対応
・大量文書に対する検索性
・ハードウェアの寿命対策
・災害時にデータを守れるか など…
長期間保管するということは、様々な事態に備えうる、「信頼性」のある保管方法が必要となるのだ。
そこで、日立がこれまで培った豊富な文書管理システム構築経験が大きなアドバンテージとなる。DocumentBroker Version 3なら、ストレージアプライアンスHitachi Content Archive Platformに文書をアーカイブすることで、長期間であっても、文書を的確に保管し、必要な書類は即座に参照できる。
改ざん防止、一定期間データを消去しないように保護、障害対応などの機能を搭載。文書管理システムで保管中の文書もアーカイブ後の文書も、一括検索できる。
＜保管・2＞ |
システムに保管した文書をセキュアな環境で活用 |
■保管した文書はすべて管理下に
文書管理システムに保管した文書は、必要に応じて取り出し活用したい。だが、その文書のセキュリティ管理は大きな課題となる。DocumentBroker Version 3なら、セキュリティサーバと連携し、文書に多彩な操作制限（参照期間／ファイル複写／ハードコピー／印刷など）を設定。
例えば、文書にはユーザによって参照・更新・削除などのアクセス権限が付与される。ダウンロードした文書であっても、ファイルを操作する際には必ずセキュリティサーバが認証を行い、参照や更新の可否を管理する。こうして、機密文書も文書管理システムで管理／活用が可能になるとともに、迅速で的確な情報共有が可能になる。
文書取り出し後の操作ログ取得・保存を行うので、監査という観点からも有用な機能だ。
＜活用＞ |
各種検索機能や複合検索により、必要な文書を迅速に探す |
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■検索しやすい文書管理が重要 |
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＜操作性＞ |
文書やフォルダ単位、ユーザやグループ単位で権限を設定 |
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■使いやすさがオフィスの"保管する習慣”に貢献 |
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【コラム】導入や開発は？…クイックスタートと拡張性を両立
DocumentBroker Version 3は、標準アプリケーションDocumentBroker Version 3 Standard GUIを提供し、クイックスタートが可能。
また、「文書アーカイブ」「コンテンツセキュリティ」など目的別のソリューションが用意されているのも日立ならでは。導入をより容易にするサービスといえる。
次に拡張性を見てみよう。DocumentBroker Version 3は、データベース層、ミドルウェア層、アプリケーション層の3層構造で文書管理環境を構築。アプリケーション層では標準アプリケーション製品のほか、各種パッケージ製品、独自開発アプリケーションが稼働。企業に合わせて業務をシステム化できる。また、3層それぞれ別サーバで動かせるので、1部門で導入し徐々に拡大するといった柔軟な導入も可能だ。
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長期保管 |
大量文書データを効率的に長期保管・管理するには？ |
【課題】大量の文書を的確に長期保管したい。
契約書や設計図面など、法的に長期保管が必要な社内文書は日々増え続ける。こうした文書を的確に保管しつつも、迅速に閲覧可能なアーカイブ環境が必要。
【導入後】
DocumentBroker Version 3とHitachi Content Archive Platformの「文書アーカイブソリューション」導入で、文書登録や検索、閲覧などの機能を活用しながらも、セキュアなアーカイブ環境で文書管理が可能に。以下のように活用された。
（1）「20XX年XX月まで」というように保管期日を設定。e-文書法を意識した効率的な保管管理体制の実現
（2）文書名、作成日、部署名など文書に付与した「属性」に応じて保管場所を振り分け
迅速な運用やメンテナンスの効率化
（3）年度が変わるタイミングで古くなる文書をまとめてアーカイブ
（4）審査／承認処理が終わった文書を自動アーカイブ
（5）複合機から読み込んだデータをアーカイブ
出力を統制 |
基幹システムの閲覧情報の安易な紙出力を防止！ |
【課題】電子帳簿の閲覧データを情報漏洩・改ざんから守りたい。
複数の分散拠点を持つ企業では、ERPなど基幹システムのインプット／アウトプット統制が困難。また、監査のための証跡保管に時間がかかる。すべての拠点から基幹システムの文書情報にアクセスできる状況には改善が必要。
【導入後】
複数フォーマットの帳票をPDFまたはXML形式に変換し、文書管理システムに格納。ERPの帳票データと、業務システムのデータを関連付けて保管。導入効果は以下。
（1）情報紛失のリスクを軽減
（2）本社による各拠点の状況確認にかかる工数の削減
（3）監査の効率化を実現、必要な証跡を的確に取得
（4）業務不備の早期発見…業務効率向上に貢献
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